上星期的下半周，tiandi一直很忙，单位里要发董事会的通知函，这事以前是公司法务做的，由于公司结构调整，这次暂时交由tiandi来做这事。拿到手一共两个文档，一个word格式的通知函标准格式，一个excel格式的董事会成员信息，其中持股有效人数接近1000名。需要做的是将这近1000名人员的个人信息，比如ID,地址，持股数分别写入到word格式的通知函中，然后打印出来，邮寄通知。
tiandi自认为excel用得还行，起码宏随便写写，起初想直接将word格式的通知函粘帖到excel里，进行批量处理插入董事会成员信息，然后循环打印，结果发现通知函会变形，CEO那边通不过，毕竟董事会的通知函要求比较严谨，于是没有办法，只好研究起word来，虽然没听说过word有带宏的，但是还是被tiandi发现了它的一个NB功能—-就是本文所要提的邮件合并。
什么是邮件合并功能？tiandi相信广大的博友都有使用过Word，但是听过此项功能的肯定寥寥无几，更别说用了。用简单的话语似乎也不能描述清楚，不妨来看一个示例。
上面是一个word的通知函，里面需要动态录入两个栏目，一个是名字，一个是博客地址。假设我们一共需要通知100个人，那么最简单的办法无非是复制粘贴人名，博客地址各一百遍，然后按打印功能一百遍。当然这个如果手感比较好的朋友可能耗不了多少时间，但是如果是要通知1000个人呢。。。手抽了没？
好吧，让我们来看看邮件合并如何实现。tiandi用的是word2007，下面截图都是2007的。
第一次使用还是用向导吧，右侧会出现可以选择菜单，这次我们的通知函是以信函的格式出现，所以第一步选择信函。
第二步选择使用当前文档作为模板，第三步选择键入新列表来创建数据库。（也可以使用已经有数据的excel作为数据库）
这里我们自定义一栏博客，并录入需要通知的人员名字以及博客信息。按确定后会提示保存文件，mdb格式的，再下一步进入撰写邮件模块。这里由于我们刚才录入的信息比较少，所以使用其他项目，将名称和博客栏目分别插入到合适位置。
按下一步预览或者工具栏上方的预览，看一下实际内容是否正确。
点到第2页预览看看。
最后完成合并，这时可以选择打印，或者编辑单个文件，打印则直接按人数打印出相应份数，编辑单个文件则是将所有需要打印出来的页面合并成一个word文档。另外如果选择工具栏里的完成并合并，还可以有发送电子邮件功能，前提条件是之前的人员信息录入时有邮件地址信息，这样就可以给每个人的邮箱发送每个人的通知函了，只要手头有人员信息，成千上万都不用怕了。
PS:发邮件的时候，是自动使用本机outlook的默认账号进行发送的。
K：
ccbbp：
匿名：
郑永：
office系列看似简单易懂，但其真正的精髓非常之强大
很实用啊。
office 高级使用啊，很实用，都在天天用电脑，但其实认真学学Office的还真不多。
以前上学的时候学得最多就是EXCEL作图。。。
好像挺实用的样子
还有这个功能，了解了
这个功能真实用
没想到还有这功能。。
哈 真是想不到啊
还可以wordpress，牛B
我看成wordpress了- –
用过这个功能打印信封，单位的收发文也是我用这个做的山寨“系统”
以前从没用过，原来家长会通知单是这样来的